Gedankenkarussel - Warum Grübeln ein Zeichen für Burnout sein kann und was man tun kann

September 08, 2022 by Sonja Detlefsen

Für manche Menschen ist Grübeln ein Fremdwort und selbst, wenn sie wissen, was es bedeutet, dann können sie sich nicht vorstellen, was daran schädlich sein soll.

Andere denken bei Grübelei sofort an Depression und Selbstmordgedanken.

Es gibt jedoch eine Menge Fällen dazwischen, die bereits unter „Grübelei“ fallen, und von denen Menschen betroffen sind, die nicht depressiv und von Selbstmord weit entfernt sind. Trotzdem ist auch hier die Gesundheit durchaus gefährdet, wenn wir das ständige Gedankenwälzen und - drehen nicht mehr stoppen können.

Warum sollten wir Grübeln nicht auf die leichte Schulter nehmen?

Nicht lustig ist es, wenn wir über Wochen und Monate aus dem Grübeln nicht herauskommen und immer wieder neue Situationen finden, über die wir grübeln müssen. Wir können darüber konkret krank werden.

Umgekehrt kann plötzliches und anhaltendes Grübeln ein Zeichen für einen bereits bestehenden Burnout sein. Viele Betroffene bilden jedoch nicht den Zusammenhang und auch die Menschen in ihrem Umfeld nicht.

Gerade für Führungskräfte ist es nützlich, etwas mehr über den Zusammenhang von Grübeln und Burnout zu wissen, um bei betroffenen Mitarbeitern aufmerksam zu werden.

1. Was ist Grübeln nochmal genau?

Ist das nicht einfach intensives Nachdenken?

Nein, ganz und gar nicht.

Beim Grübeln wälzen wir immer wieder Fragen und die gleichen Gedankengänge, ohne zu Entscheidungen zu kommen. Es kommt zu einem zwanghaften „sich Beschäftigen“ mit einem Thema, und obendrein in einer negativen, sorgenvollen Art.

Nicht zu verwechseln also mit der leidenschaftlichen Recherche, in die sich ein Radliebhaber beim Kauf eines neuen Fahrrads stürzt, wochenlang Modelle und Preise vergleicht und sich für einige Zeit auch mal mit der Entscheidung schwer tut.

Beim Grübeln kommt der Geist nicht mehr zu Ruhe, es gibt keine Pausen, wo sich Körper und Geist erholen können. Wir nehmen die Grübelei schließlich mit in den - gestörten - Schlaf und denken uns in die Erschöpfung.

Zur Erinnerung: Kopfarbeit ist echte Arbeit!

Zielgerichtete, effiziente Kopfarbeit ist für uns anstrengend, weshalb wir nach einigen Stunden am Schreibtisch rechtschaffen müde und meistens auch hungrig sind.

Ein Beispiel aus der Tierwelt:

Für die meisten Hunde sind 10-15 Minuten Nasen-und Kopfarbeit (Schnüffel-/Suchspiele/Tricks erlernen) so anstrengend als würde man mit ihnen 1 bis 2 Stunden spazierengehen. Wenn Du also Deinen Hund auspowern willst, probier es mit Kopfarbeit, denn rein körperlich kannst Du manche Rassen in Deinem Alltag gar nicht auslasten.

Der Unterschied zwischen effektiver Kopfarbeit bei Mensch und Hund und dem gesundheitsschädlichen Grübeln ist:

Beim Grübeln haben wir keinen Endpunkt und keine Erfolgserlebnisse!

Ein Hund hat am Ende einer Einheit den Gegenstand/den Mensch gefunden, wurde gelobt und hat seine Leckerlis.

Wenn wir Menschen intensiv geistig arbeiten, sind wir nach ein paar Stunden normalerweise ein ganzes Stück weiter, haben etwas „geschafft“ oder sogar zu Ende gebracht. Wir haben einen Abschluss, der uns die Erlaubnis gibt, uns zu erholen.

Nicht so beim Grübeln. Wir kommen nie wirklich weiter und fühlen uns zu keinem Zeitpunkt erleichtert. Wir glauben nur noch, dass wir nach Lösungen suchen.

2. Warum kann Grübeln ein Anzeichen für Burnout sein?

Wenn Du normalerweise nicht zum Grübeln neigst, ist Grübelei ein deutliches Anzeichen, dass Du Dich an Deine Grenzen gebracht hast. Ebenso, wenn Du vielleicht ein von Natur aus vorsichtig entscheidender Mensch bist, aber plötzlich in Grübelei geradezu versinkst.

Denn es liegt der Verdacht nahe, dass Du körperlich in einer Verfassung bist, in der Du nicht mehr anders kannst, als Dich zu sorgen und zu grübeln.

Was steckt dahinter?

Bei andauerndem Stress steigt unser Cortisolspiegel. Grundsätzlich brauchen wir Cortisol, aber eben nur für eine begrenzte Zeit, um unter langfristigem Stress zu funktionieren. Irgendwann muss das Cortisol wieder abgebaut werdend damit der Körper die Ressourcen wieder auffüllen kann. Der Abbau von Cortisol erfolgt in der Regel in den ruhigen Phasen des Tages und der Nacht.

Der Cortisolspiegel steigt gegen Ende der Nacht bzw. zum Morgen hin, um uns auf den Tag vorzubereiten. Damit wir aus dem Bett kommen, könnte man sagen. Bleibt der Cortisolspiegel aber dauerhaft erhöht, kommen wir nicht mehr zur Ruhe.

Keine Ruhe - kein Abbau von Cortisol - keine Erholung und Regeneration für den Körper!

Ein zu hoher Cortiolspiegel belastet langfristig unsere Organe, unter anderem die Nebenniere, in der es produziert wird.

Neben anderen negativen Auswirkungen unterdrückt Cortisol Hormone, die uns glücklich stimmen.

Die Folge: Es fällt physisch schwer, Dinge positiv zu sehen und zuversichtlich zu sein - denn wir fühlen uns einfach nicht so.

Normalerweise sagt man: Gefühle folgen den Gedanken. Daher der grundsätzliche Rat: „Denke positiv, fokussiere Dich auf positive Dinge und Du fühlst Dich auch gut (und findest eher Lösungen).“

Wenn aber Dein Körper so ermüdet und erschöpft ist, dass die Produktion der positiv stimmenden Hormone wie Serotonin nicht mehr funktioniert, dann kannst Du glückliche Gedanken denken bis Du umfällst, es wird kaum etwas bringen.

Situationen, die objektiv normale „Alltagsherausforderungen“ sind, erscheinen plötzlich problematisch, beängstigend, unlösbar.

Für Beobachter ist nicht nachvollziehbar, warum die Person nicht gelassen bleibt und warum alles so schwarz gesehen wird.

3. Tipp für den Umgang mit vom Grübeln Betroffenen

Wenn uns verstärkte und andauernde Grübelei bei einem Menschen in unserem Umfeld auffällt, wäre es also eigentlich an der Zeit, einen Arztbesuch in Betracht zu ziehen.

Meistens reagieren wir jedoch eher genervt auf die Person:

„Was ist nur mit dir los? Warum siehst du überall Probleme? Du spinnst. Was du dir alles einbildest. Hast Du keine andere Beschäftigung?“

Oder wir meiden die Person sogar, wenn das möglich ist.

Selten kommen wir auf die Idee, dass die Person gar nicht mehr anders kann!

Wichtiger wäre also, behutsam beim anderen Aufmerksamkeit dafür zu wecken, dass sie sich verändert hat und auf sich achtgeben muss.

4. Teufelskreis Burnout - Grübeln - Burnout

Wichtig wäre in dem Fall konkret, dass der Körper und der Geist zur Ruhe kommen - und das über eine längere Zeit - und sich der Hormonhaushalt wieder erholen und stabilisieren kann.

Je nach dem, wie angegriffen der Hormonhaushalt bereits ist, ist das in Selbsthilfe gar nicht mehr möglich und ärztliche Unterstützung, egal ob mit Schulmedizin oder Naturheilverfahren oder einer Kombination aus beidem, ist erforderlich.

Denn das Schlimme am Grübeln: Grübeln erschöpft uns, Erschöpfung befeuert das Grübeln, was wiederum die Erschöpfung aufrecht erhält.

5. Was Du tun kannst, wenn Du bei Dir selbst verstärktes und anhaltendes Grübeln ohne Entscheidungsfindung bemerkst:

Konsequent Pausen einlegen und sich von den Themen innerlich distanzieren
Sich bewusst auf andere Dinge konzentrieren
Bewusst negative Gedankengänge unterbrechen. Ein inneres “Stopp!” aussprechen und die Gedanken neu formulieren
Für Ausschüttung von Glückshormonen sorgen, z.B. durch Sport, Zeit mit Freunden

Wenn das nicht mehr hilft, dann sollte man einen Blick auf seinen Hormonspiegel werfen lassen. Denn egal wie Du Dich bemühst, Du kannst Dir schwer selbst helfen, wenn Dein Körper Dir nur noch signalisiert, dass alles todernst ist.

Es gibt auch den Fall, dass wir ungünstige Denk- und Entscheidungsstrategien erlernt haben, sozusagen das Grübeln erlernt haben und uns diese Muster krank machen können. Oder bestimmte Wesenszüge begünstigen, dass wir in konfliktträchtigen Situationen für Grübeln anfällig sind. Um diese Fälle geht es demnächst auf dem Blog.

Wie sag ich meiner Chefin/meinem Chef, dass es mir zuviel wird?

August 24, 2022 by Sonja Detlefsen

Immer wieder habe ich Gespräche mit Klienten, Mitarbeiter wie Führungskräfte, die zwar sehen, dass ihre derzeitige Arbeitsauslastung ihre Gesundheit schädigt, aber nicht sehen, wie sie es mit den Vorgesetzten ansprechen sollen.

Vielleicht kennst Du diese Gedanken selbst:

Wenn ich das anspreche, dann stehe ich ja als Weichei da.
Ich will nicht rumjammern.
Vielleicht bilde ich mir das nur ein.
Es gibt gerade so viele Ausfälle bei uns, die brauchen mich.
Mein/e Kollege/in ist schon seit Monaten krank. Da kann ich jetzt nicht mit Problemen ankommen.
Die Kunden verlangen wirklich immer alles so schnell.
Es gibt einfach so viel zu tun.
Mehr kann sich die Firma nicht leisten.
Vielleicht fliege ich dann raus, oder werde rausgemobbt.

Achtung: Ausgangspunkt ist, dass die Situation bereits mehrere Wochen, meist mehrere Monate anhält! Wir sprechen hier nicht von Ausnahmesituationen, die vielleicht 6-8 Wochen nicht überschreiten.

Hilfreich ist in solchen Fällen, erstmal eine grundlegende Frage für sich zu klären:

In wessen Verantwortung fällt welches Problem?

Denn gerade die guten, pflichtbewussten, leistungsfreudigen Mitarbeiter:innen übernehmen sehr gern und ohne es zu merken, die Verantwortung für andere - und haben schlaflose Nächte mit den Problemen anderer Leute.

Hier ein paar Beispiele. Je nachdem, wie die Antwort ausfällt, kann man sich als gestresster Mitarbeiter dann mit der weiteren Lösung beschäftigen:

Viele oder langfristige Krankheitsfälle? - Sehr unschön, aber das Problem des Arbeitgebers. (Lösung 1)
Kunden verlangen so viel? - Man kann nicht mehr leisten, als realistisch ist. Letztlich also ein Problem des Kunden (Lösung 1)
Es gibt einfach so viel zu tun? - Glückwunsch! Problem des Arbeitgebers (Lösung 1)
Mehr kann sich die Firma nicht leisten? - Problem des Arbeitgebers (Lösung 1)
Ich will nicht rumjammern? - Deine Verantwortung: dann überprüfe, ob Du wirklich Grund für die Kritik hast (Lösung 1) - wenn nicht (Lösung 2)
Vielleicht bilde ich mir das nur ein? - Deine Verantwortung: Du solltest Deine Situation sachlich überprüfen und wenn Du es Dir tatsächlich „einbildest“, dann: (Lösung 2)
Vielleicht fliege ich dann raus? - Das Risiko besteht eigentlich nur in kleinen Unternehmen und dann liegt die Risikoabwägung in Deiner Verantwortung - (Lösung 3)
Vielleicht werde ich gemobbt - Das kann in großen wie kleinen Unternehmen passieren. Wieder ist die Risikoabwägung Deine Verantwortung - (Lösung 3)

Wenn Du weißt, wo die Verantwortungen liegen, dann ist es leichter, das weitere Vorgehen zu planen.

Lösungsweg 1:

Du solltest auf jeden Fall das Thema auf den Tisch bringen.

Nimm die Emotionen raus.
Bereite Dich gut vor, am besten schriftlich.
Liste Fakten und sachliche Argumente auf, warum von Dir mehr erwartet wird, als Du nach Deinem Vertrag leisten musst UND mehr, als Du zu leisten bereit bist.
Vielleicht liegt es an der Kommunikation und Aufgabenverteilung, die Dir unnötig Mehrarbeit und Belastung bringt? Dann zähle genau diese Knackpunkte auf.
Am besten hast Du Dir gut überlegt, was angemessen ist, und hast sogar Vorschläge wie man einige der Knackpunkte effektiver gestalten kann.

Es geht gar nicht darum, ob Du als nicht belastbar oder als ein Weichei erscheinst - Es geht darum, klar zu kommunizieren, was man von Dir verlangen darf und was nicht. Auf Augenhöhe.

Eine Führungskraft brachte es in einem Seminar gut auf den Punkt: „Weißt Du, wer ein Weichei ist? Ein Weichei ist jemand, der sich seines Werts nicht bewusst ist und diesen nicht gewürdigt verlangt.“

Du bist nicht dafür angestellt, die Arbeit für 2 oder 3 Mitarbeiter zu machen. Wenn dem so ist, so musst Du auch für 2 oder 3 Mitarbeiter bezahlt werden. Und selbst dann ist es einfach nicht realistisch, die Arbeit über längere Zeit fehlerfrei - und gesund - zu erledigen. Mit einem Burnout ist niemandem gedient, auch Deinem Unternehmen nicht.

Perspektivenwechsel berücksichtigen

Die meisten Chefs/Chefinnen sind für diese Argumente zugänglich, gerade, wenn ihnen keine überzeugenden Gegenargumente bleiben. Oft haben sie die Dinge bisher nur von ihrer Warte aus und aus ihren Sorgen heraus gesehen. Das machen wir Menschen natürlicherweise.

Wenn Du zeigst, dass Du die Situation durchdacht und von mehreren Seiten beleuchtet hast, dann wirst Du sehr wahrscheinlich vom positiven Verlauf des Gesprächs überrascht sein.

Ich habe mittlerweile sehr oft erlebt, dass Mitarbeiter wie Führungskräfte, die ihre Überlastung offen und sachlich mit ihren Chefs/Chefinnen ansprechen, sehr wohl gehört und ernst genommen werden.

Übrigens:

Gerade, wenn Du bisher eine gute und verlässliche Arbeitskraft bist - und ansonsten wärst Du nicht in diese Lage geraten, oder? - glaubst Du wirklich, dass auf Dich leicht verzichtet werden kann?

Lösungsweg 2:

Du kommst nach Überprüfung - vielleicht mit Hilfe einer neutralen dritten Person, der Du vertraust - darauf, dass die Situation zu bewältigen ist, für Dich aber dramatisch erscheint.

Die gute Nachricht: Es liegt in Deiner Hand, Deine Situation zu ändern!

Welche Strategien hast Du, um mit Anforderungen umzugehen?
Wie organisierst Du Dich beim Arbeiten?
Wie sorgst Du für Deine Erholung?
Mit welchen inneren Anforderungen und Erwartungen an Dich sorgst Du selbst für unnötigen Stress?
Was genau erzeugt in Dir Druck/Angst/Sorgen?

Es gibt noch einige Fragen mehr, die Du Dir stellen solltest, um Klarheit zu gewinnen und neue Wege zu finden.

Verhaltensänderungen sind nicht immer einfach. Aber sie sind machbar, sobald man weiß, wo man in seinem Denken oder Handeln regelmäßig „falsch abbiegt“ und sich selbst ausbremst.

Oft kann man selbst schon Änderungen bewirken.

In anderen Fällen muss man sich die Personen suchen, die einem beibringen, wie man es besser machen kann und aus den alten Mustern heraus kommt.

Lösungsweg 3:

Deine:n Chef:in wird das alles nicht interessieren?

Die Reaktion wäre lediglich „Dann gehen Sie eben“ - da bist Du Dir sicher? Oder er/sie wird Dir mit Allgemeinausreden ausweichen und nicht ernsthaft nach Lösungen suchen?

Wenn das stimmt, dann sollte Deine Frage nicht sein, WIE Du sagst, dass Du SO nicht mehr arbeiten möchtest, sondern WANN Du sagst, dass Du zukünftig WOANDERS arbeiten wirst.

Denn unter einer derart veralteten Führung zu arbeiten, bringt Dich nicht weiter. Es gibt immer mehr neue Leader, sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen, die einen anderen Stil erfolgreich umsetzen. Weil sie davon profitieren! Und es gibt immer mehr Arbeitnehmer, die in alten Strukturen die Führung zum Umdenken zwingen.

Du möchtest aber gern im Unternehmen bleiben, Du hast nur leider eine Chefin/Chef mit narzisstischen Zügen?

Führungskräfte mit mehr oder weniger narzisstischen Zügen sind leider nicht selten und für Mitarbeitende schwer zu behandeln.

Eine solche Führungskraft wird nie viel Interesse für das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden aufbringen (können). In ihrem Weltbild haben Mitarbeitende und letztlich sogar das Unternehmen selbst nur einen ihrem Ansehen und Wohlbehagen untergeordneten Wert.

Was also tun, wenn Du nicht gehen willst?

Dies zu beantworten würde mehr als einen Artikel füllen, aber hier ein paar Tipps, die man bei Menschen mit narzisstischen Charakterzügen (es muss nicht wirklich die Persönlichkeitsstörung sein) beachten sollte. Ich hatte selbst einmal das Vergnügen mit einem solchen Vorgesetzten und für die Zeit damals kamen wir miteinander zurecht. Und dieselben Erfahrungen habe ich von anderen berichtet bekommen:

Sei Dir immer im Klaren, was Du willst. Verhalte Dich nicht unsicher in der Gegenwart dieser Menschen. Sie legen es sofort als Schwäche aus und nehmen Dich nicht mehr ernst. Im Gegenteil, das gehört oft zu ihrer Taktik, zu verunsichern.
Mache also klare Ansagen, tritt höflich aber bestimmt auf und sei gut vorbereitet, wenn Du mit ihnen sprichst. Nicht: „Irgendwie ist das alles zuviel für mich und so kann es nicht weitergehen…“ Sondern: „Ich kann A,B,C bearbeiten und bin so und so weit; für D,E habe ich keine Kapazität mehr, weil xyz. Das muss jemand anders bearbeiten oder liegen bleiben etc.“
Sei auch darauf vorbereitet, dass sie versuchen, Dich zu verunsichern. Diese Menschen scheinen zwar Leader zu sein, schieben aber lieber Verantwortung auf andere. Hauptsache sie stehen gut da, kommen gut durch und erlangen ihre Vorteile.
Erwarte also nicht Empathie. Und glaube bitte nicht, dass sie sich ändern können/wollen. (natürlich gibt es Ausnahmen, ich hoffe immer noch, dass mir jemand von so einem Fall berichtet)
Versetz Dich stattdessen an ihre Stelle. Überlege Dir also immer, was das Ansehen und die Bequemlichkeit dieser Menschen gefährden kann. Meistens können sie auf Deine Leistung nicht verzichten und wissen das genau. Und wenn nicht, dann führ es ihnen vor Augen. Dabei kannst Du sogar Verständnis für ihre Bedürfnisse zeigen (mimen).

Werden sie Dich mögen? Mit einiger Wahrscheinlichkeit nicht - sie mögen selten andere Menschen über deren Nutzen für sie hinaus -, aber sie werden Dich respektieren. Das ist viel mehr wert in diesen Beziehungen. Es ist dann sogar möglich, sehr freundlich miteinander umzugehen. Vielleicht siehst Du Dich sogar vor dem Problem, dass sie sich Dir anvertrauen wollen. Ziehe da sofort die Grenze.

Du solltest auch bei aller Freundlichkeit dieser Vorgesetzten immer auf der Hut sein.

Du kannst Dir vorstellen, das Unternehmen zu verlassen, wenn sich an der Arbeitskultur (-moral) nichts ändert?

Interessanterweise ergeben sich überraschende Lösungen, wenn die Menschen einmal einen klaren Entschluss gefasst haben, was sie wollen, und was sie nicht mehr wollen.

Stecken bleiben wir, wenn wir an Denkmuster glauben wie: „Das möchte ich alles nicht so, aber sonst gibt es ja nichts.“ Es ist eine Frage unserer Leidensfähigkeit, wie lange es dauert, bis wir Entscheidungen treffen und neue Schritte wagen.

Sehr häufig ergeben sich nach einem solchen Entschluss allein schneller als erwartet Alternativen und neue Wege. Zurück bleiben verdutzte Chefinnen/Chefs.

Angefressene Kekse - unangenehme Vertretung delegieren (und Fehler, die alles kaputt machen)

August 10, 2022 by Sonja Detlefsen

Keine Lust, angefressene Kekse zu bearbeiten?

Letztens beschwerten sich Mitarbeiter in einem Workshop, dass sie „angefressene Kekse“ der Kollegen bearbeiten müssen.

Genauso hörte ich in anderen Fällen die Führungskräfte jammern, dass es immer so schwierig sei, Mitarbeitende dazu zu bewegen, Kollegen zu vertreten.

Na gut, wer will schon angefressene Kekse, kann man denken.

Aber bei genauem Hinhören und Nachfragen, ging es nicht um unfertige Arbeit, oder Mehrarbeit, zu der Kollegen nicht bereit sind, sondern um Fehler, die die Führungskraft und der/die ursprüngliche Mitarbeiter:in leicht hätten verhindern können:

Unklarheit
Unehrlichkeit
mangelnde Wertschätzung.

Ich würde behaupten, dass in mindestens 80 % der Fälle Mitarbeitende keineswegs unwillig sind, Ihren Kollegen unter die Arme zu greifen. (In diesem Artikel geht es nicht um die anderen 20 %, mit denen man sich auch herumschlagen muss!)

Sie sind unzufrieden mit dem „Wie“ ihnen diese Arbeit zugeschoben wird.

Das erinnert tatsächlich oft an angefressene Kekse, die den Vertretern achtlos auf den Tisch geworfen werden. Der Eindruck „ich mag nicht mehr, iss Du mal“ drängt sich da sehr auf.

Wie kann eine Führungskraft das verhindern?

1. Zum einen ist da natürlich der Mitarbeiter selbst, der in Urlaub/in Elternzeit gehen will oder das Unternehmen verlässt.

Schön wäre es natürlich, wenn sie gewissenhaft die Übergabe und ein Onboarding für die Kollegen vorbereiten und transparent über den Stand der Dinge Auskunft geben. Die Informationen müssen bereits transparent und ehrlich an die Führungskraft gegeben werden, die für Vertretung sorgen soll.

Problem: Die Person, die die Arbeit hinterlässt, hat oft kein großes Interesse daran, Auskunft darüber zu geben, wie der tatsächliche Stand der Dinge ist. Vielleicht kam sie nicht so gut voran, weil ihr ihrerseits Steine in den Weg gelegt wurden, oder andere Bereiche mit ihren Aufgaben nicht überkamen. Vielleicht war auch ihre Motivation aus verschiedenen anderen Gründen nicht mehr auf höchstem Stand. Deshalb Urlaub/Jobwechsel. Bei einem Jobwechsel fühlt sich der Mitarbeiter meist schon nicht mehr dem Unternehmen verbunden, und wie sich die Kollegen mit den offenen Projekten herumschlagen, ist dann auch nebensächlich.

2. Die Führungskraft, die delegiert, hat die (Haupt-)Verantwortung, dass die Übergabe gut läuft.

Es wäre natürlich schön, wenn eine Führungskraft sich darauf verlassen kann, wenn sie fragt „Wie ist der Stand? Wieviel ist noch zu tun? Wie umfangreich ist das Thema?“, dass die Antwort: „Ach, das ist praktisch fertig, da müssen nur noch ein paar Kleinigkeiten geprüft/fertig gestellt werden. Mehr als 2 Wochen dauert das sicher nicht mehr“ eine wahre Antwort ist.

Kann sie aber in vielen Fällen nicht, wie eben dargestellt.

Natürlich sind die Mitarbeitenden erwachsen und verantwortlich für ihre Aufgaben. Aber in der Realität übernehmen viele Menschen nur ungern Verantwortung und benehmen sich auch nicht immer erwachsen. Gerade, wenn sie Vorgesetzten Rede und Antwort stehen sollen.

Gern belassen es aber Führungskräfte bei vagen Antworten ihrer Mitarbeitenden und suchen einfach einen Kollegen, der übernimmt.

Es ist Verantwortung der Führungskraft, in diesen Situationen vorher genau nachzuhaken, selbst, wenn ihr das fachliche Know-How fehlt. Da hilft auch, die Frage hinzuzufügen: „Kann ich mich auf diese Angaben verlassen, wenn ich das so weitergebe?“

Solange die Mitarbeitenden nach der Auszeit zurückkehren, schafft es keine gute Basis, wenn sie die Führungskraft bewusst oder durch eigene Unklarheit in ein Schlamassel laufen lassen.

Ein noch schlimmeres Problem ist, wenn die Führungskraft sogar erkennt, dass weitaus mehr Aufwand hinterlassen wird, als es den Kollegen gefallen wird. Leider neigen viele Führungskräfte in diesem Augenblick dazu, die Augen zuzumachen und den Schlamassel einfach über den Tisch zum Vertreter hinüberzuschieben. Im schlimmsten Fall werden dieselben falschen Angaben weitergegeben, die die Mitarbeiterin geäußert hat vor ihrem Abflug.

„Du, das ist nicht so viel, das kannst Du in wenigen Wochen nebenher erledigen. Ist fast nichts mehr.“

Eine Führungskraft sagte einmal ganz ehrlich: „Ich wusste doch, dass da einiges zu tun ist, aber dann hätte der Kollege vielleicht Probleme gemacht, oder sich geweigert, die Sache zu übernehmen.“

Wenn dann (berechtigte) Beschwerden des Kollegen im weiteren Verlauf kommen, reagiert die Führungskraft auch noch unwirsch und ungeduldig. Aus schlechtem Gewissen heraus.

Kurze Ernüchterung: Als Führungskraft musst Du genau das ertragen bzw. damit umgehen.

Sehr oft entstehen Probleme leider erst dadurch, dass die Führungskraft versucht, sich um Konflikte zu drücken.

Verlockend für die Führungskraft ist übrigens, wenn sie die ganze Sache – also den angefressenen Keks – in eine andere Abteilung abschieben kann. Dann sind es ja nicht ihre Mitarbeiter, die unzufrieden sind. Gegenüber einer anderen Führungskraft den Arbeitsaufwand zu „beschönigen“, fällt merkwürdigerweise leichter als gegenüber den eigenen Mitarbeitern.

Soll doch die andere Führungskraft in ihrem Team ins Fettnäpfchen treten.

Hier gilt für die nächste Führungskraft dasselbe: immer genau nach Art, Umfang und Stand der Dinge fragen. Selbst, wenn klar ist, dass man nicht ablehnen kann. Wichtig ist, ehrlich an sein Team herantreten zu können.

4 Punkte, um miese Projekte gut an den Mann/die Frau zu bringen

Damit sind wir auch schon bei den 4 Punkten zur Lösung für die Führungskraft, wenn es gilt, einen unschönen angefressenen Keks zu delegieren:

Ehrlichkeit
Verständnis wecken
Verständnis zeigen
Echte! Wertschätzung

Beispiel: Gut lief die - ursprünglich unehrliche - Projektübergabe in diesem Fall:

Ein Mitarbeiter hatte ein Projekt– vielleicht unbewusst, vielleicht bewusst – nicht so weit und nicht so gewissenhaft bis zum Datum der Auszeit bearbeitet, wie abgemacht war.

Lassen wir beiseite, ob die Führungskraft sich schon früher hätte informieren müssen; das Kind war in den Brunnen gefallen, der Mitarbeiter würde in 2 Wochen für ein paar Monate in die Elternzeit entschwinden. Die Führungskraft machte nun das einzig Richtige. Sie war ehrlich zu der Mitarbeiterin, die sie für die Aufgabe auswählte und sagte:

„Das ist keine schöne Sache, es tut mir wirklich leid. Ich fürchte, da wird einiges an extra Arbeit auf Dich zukommen. Aber wir haben jetzt diesen Keks, und wir müssen das hinkriegen. Welche Aufgaben kannst Du zurückstellen? Wo kannst Du abgeben, dann suchen wir Dir wenn möglich Unterstützung. Außerdem werde ich mich bemühen, dass wir Dir für Dein Einspringen etwas bieten, zum Beispiel …“

Die Mitarbeiterin war keineswegs erfreut, aber übernahm das Projekt. Ihrem Chef machte sie keine Vorwürfe. Er hatte ehrlich zugegeben, dass etwas nicht gut gelaufen war und dass von der Mitarbeiterin mehr als üblich verlangt würde. Er weckte Verständnis für seine Situation und zeigte ebenso Verständnis für ihre. Er zeigte, dass er ihre Unterstützung wertschätzte und es nicht nur bei einem lauen Schulterklopfen belassen würde.

Nicht die Wertschätzung unter den Tisch fallen lassen!

Wichtig ist natürlich, dass wirklich eine echte Wertschätzung erfolgt, je nachdem, was in dem Unternehmen möglich ist. Als Führungskraft solltest Du Dich deshalb ernsthaft um eine Anerkennung für den Mitarbeiter bemühen, wenn es Dir gelungen ist, das Projekt zu delegieren.

Wie Du als Führungskraft Deinen Stress reduzierst - Verantwortungen auseinanderhalten

Natürlich ist es schwierige, wenn Du als Führungskraft zwischen zwei Mitarbeitern so eine Arbeit delegieren sollst. Es ist nicht schön, den berechtigten Unmut der Mitarbeitenden abzubekommen, wenn man keine Elefantenhaut hat.

Du kannst es Dir erleichtern, wenn Du wirklich nur die Verantwortung übernimmst, die Dir als Führungskraft zufällt. Stelle Dir folgende Fragen:

1. Hätte ich verhindern/früher bemerken können, dass mein Mitarbeiter mit einem Projekt schlecht vorankommt?

Wenn das der Fall ist, dann ist es nicht zu umgehen, dass Du Dich beim Delegieren unwohl fühlen wirst. Selbst dann hilft den meisten, Verständnis beim übernehmenden Mitarbeiter zu wecken, wenn Du ehrlich zugibst, nicht alles im Blick gehabt zu haben, und vorhast, zukünftig anders zu verfahren.

Selbst, wenn Du es nicht bemerken konntest – lass Dich nicht verführen, alles auf den Mitarbeiter im Urlaub abzuschieben, solange Du keine Konsequenzen als Führungskraft aus der Sache ziehen wirst. Dafür werden die anderen Mitarbeitenden ansonsten wenig Verständnis aufbringen können.

2. Muss ich den angefressenen Keks überhaupt annehmen/delegieren?

Manche Führungskraft neigt dazu, vorschnell Aufgaben weiterzugeben.

Kann das Projekt wirklich nicht warten, bis die Mitarbeitenden aus dem Urlaub zurück ist? Können eventuelle andere Parteien des Projekts dazu bewegt werden, etwas länger zu warten (natürlich ist immer alles brennend wichtig, wenn man anfragt, aber auf Nachhaken hin ändert sich das oft) Gut, bei Elternzeit wie im obigen Beispiel können die Sachen normalerweise nicht liegen bleiben.

Kommt die Anfrage – oder besser Ansage – aus einer anderen Abteilung zucken auch viele Führungskräfte zu schnell und übernehmen. Besser ist es, erst einmal genau nachzufragen. Das hat nichts mit Unkollegialität zu tun. Du als Führungskraft bist schließlich für das Wohlergehen Deines Teams verantwortlich. Mehr Arbeit als nötig, musst Du ihnen nicht zumuten. Schon gar nicht, wenn andere nur gern etwas los sein wollen.

Je genauer die andere Führungskraft Dir das Anliegen schildern muss, desto schlechter kann man Dir unangenehme Sachen unterschieben.

3. Habe ich also überhaupt Verantwortung, dass der Schlamassel entstanden ist?

Diese Frage ist etwas anders als 1., aber besonders wichtig, wenn Du die Führungskraft bist, die aus einer anderen Abteilung einen angefressenen Keks rübergeschoben bekommt, und ihn nun deinen Mitarbeitern „unterjubeln“ sollst.

In diesem Fall hast Du es leichter - eigentlich. Leider setzen sich hier Führungskräfte schnell unter Druck, weil sie es allen Recht machen wollen, oder weil sie sich nicht nur den Keks, sondern auch noch die Verantwortung der anderen Führungskraft aufladen lassen.

Du hast in diesem Fall keinen Grund Dich unwohl zu fühlen, wenn Du die 2. Frage mit „Nein“ beantworten kannst. Dann kannst Du vor Dein Team, oder die jeweilige Mitarbeiterin, die es trifft, treten und es machen, wie eine andere Führungskraft, die ihren Fall schilderte.

„Ich habe erst einmal klar gemacht, dass ich sauer über die Kollegen bin, aber dass aus den Gründen x und y wir keine Chance haben, Nein zu sagen. Dass ich nun sehen muss, wie mein Team aufräumt, was andere vertrödelt haben, und dafür nun meine fähigste Kraft auswählen musste.“ Dann folgten auch bei ihr Punkt 3 und 4 (Verständnis für den Mitarbeiter und Wertschätzung). So war sie als Chefin souverän, übernahm nur die Verantwortung, die tatsächlich ihre war und ließ die übrige dort, wo sie hin gehörte.

„Ich fühlte mich erstaunlich ruhig, als ich meinem Mitarbeiter dieses Ding an den Hals hängen musste“, sagt sie. „Es war wirklich eine hässliche Sache. Trotzdem konnte ich mich danach auf seinen Einsatz verlassen.“

Wie kannst Du als Führungskraft die Last der Verantwortung - und damit Stress - sonst noch vermindern?

Du kannst schon im Vorhinein Einfluss darauf nehmen, dass zumindest in Deinem Team nur appetitlich angebissene Kekse übergeben werden.

Du kannst als Teamkultur einführen, dass von jedem erwartet wird, eine ordentliche und ehrliche Übergabe zu machen.

Auch gut ist, wenn die Mitarbeitenden an erster Stelle sich selbst um eine Vertretung kümmern müssen. Denn den Kollegen ins Gesicht schauen, während man wahrheitswidrig den Arbeitsaufwand schildert, anstatt sich hinter der Führungskraft zu verstecken, fällt schon mal vielen Leuten schwerer.